Bureautique
Référence formation : 1-OL-PERF - Durée : 1 jour

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Objectifs

- Maîtriser les options avancées de la messagerie

- Savoir classer, archiver et mettre des rappels sur ses messages

- Gérer plusieurs dossiers de type contacts

- Optimiser le calendrier pour créer ses propres RDV mais aussi pour envoyer des invitations

- Utiliser Outlook comme outil collaboratif au sein de mon entreprise : partage des dossiers

- Cette formation prépare aux certifications TOSA/PCIE/MOS (en sus, nous consulter)

Pré-requis

- Utilisation du clavier et de la souris + connaissance de l'interface Windows requises

- Toute personne souhaitant améliorer ses connaissances avec Outlook et l'utiliser comme un vrai outil de travail professionnel

Plan de cours

1. Généralités : rappels

• Comment fonctionne une messagerie ?
• Les 2 types de boite aux lettres : sur Internet sur un serveur Exchange

2. La messagerie avancée

• Rappels sur les fonctions de base
• Les formats du message : choix du format par défaut et comment transformer un format de message
• Créer plusieurs signatures pour mes messages et les utiliser
• Ajouter des options d'envoi à un message
• Les catégories
• Les indicateurs de suivi
• Les conversations et leur gestion
• Commande de contexte (à partir de la version 2013-16)
• Renvoyer un message avec des modifications
• Rappeler un message
• Paramétrer son message par défaut et sa messagerie

3. Les courriels : gestion et classement

• Classement d'un message dans un dossier personnalisé
• Utiliser les dossiers de recherche pour retrouver un message
• Créer une règle pour un traitement automatique de vos messages
• Les courriers indésirables

4. Archivage des messages

• Découvrir les principes de l’archivage
• Créer sa boite aux lettres pour l'archivage
• Paramétrer son archivage automatique
• Archiver manuellement
• Ouvrir et fermer sa boite aux lettres d’archivage

5. Utiliser son calendrier

• Les différents modes d'affichage du calendrier
• Rappels sur les rendez-vous et les événements
• Classer une entrée de calendrier dans une catégorie
• Rechercher une entrée de calendrier sans connaitre sa date
• Insérer les jours fériés
• Rendre confidentiel une entrée de calendrier
• Envoyer le calendrier par courrier électronique

• Créer une réunion et inviter des participants
• Voir les disponibilités des participants invités
• Trouver un créneau horaire où tous les participants seront disponibles
• Réserver une salle de réunion ou une ressource avec l'invitation
• Gérer les retours de vos invitations : (refus, acceptation,...)
• Replanifier une invitation
• Créer un agenda de groupe
• Paramétrer son calendrier
• Imprimer son calendrier

6. Les tâches

• Présentation des tâches
• Créer et suivre une tâche
• Trier et classer les tâches par ordre de priorité
• Déléguer une tâche
• Affichage des tâches sur le calendrier et dans l'interface d'Outlook
• Transformer un message en tâche
• Envoyer le rapport d’état

7. Le travail de groupe

• Déléguer à des collaborateurs des modules Outlook
• Afficher les modules partagés
• Modifier les droits de partage

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