Efficacité professionnelle Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-CLAS - Durée : 2 jours

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Objectifs

  • Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif
  • Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches
  • Organiser les archives
  • Pré-requis

  • Pas de prérequis spécifique
  • Tout public
  • Plan de cours

    1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement

    • Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
    • Mettre en oeuvre les principes du classement
    • Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
    • Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

    2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

    • Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
    • Gestion du temps

    3. Faciliter l'accès de tous à l'information

    • Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
    • Élaborer un plan de classement
    • Choisir des titres de dossiers pertinents
    • Structurer ses dossiers de façon pratique
    • Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
    • Faire coïncider le classement papier et micro
    • Choisir un matériel adapté

    4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

    • Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
    • Bonnes raisons de garder :
      • que garder
      • pendant combien de temps
      • selon quels critères
    • Connaître les durées légales de conservation des documents.
    • Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

    5. Classer avec PC

    • Concevoir ses bases de données
    • Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

    6. Optimiser sa messagerie

    • Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
    • Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

    7. Découvrir la gestion électronique des documents