Classer utile, rapide et efficace
Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-CLAS - Durée : 2 jours
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Objectifs
Pré-requis
Plan de cours
1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement
- Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
- Mettre en oeuvre les principes du classement
- Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
- Choisir la méthode de classement la mieux adaptée
2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement
- Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
- Gestion du temps
3. Faciliter l'accès de tous à l'information
- Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
- Élaborer un plan de classement
- Choisir des titres de dossiers pertinents
- Structurer ses dossiers de façon pratique
- Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
- Faire coïncider le classement papier et micro
- Choisir un matériel adapté
4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver
- Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
- Bonnes raisons de garder :
- que garder
- pendant combien de temps
- selon quels critères
- Connaître les durées légales de conservation des documents.
- Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.
5. Classer avec PC
- Concevoir ses bases de données
- Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service
6. Optimiser sa messagerie
- Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
- Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.