Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-CLAS - Durée : 2 jours

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Objectifs

- Mettre en place ou refondre un classement efficace, accessible, fiable et évolutif

- Utiliser les fonctionnalités de son PC pour faciliter les recherches

- Organiser les archives

Pré-requis

- Pas de prérequis spécifique

- Tout public

Plan de cours

1. Analyser l'information et choisir une méthode de classement

• Analyser l'information à traiter dans son service, identifier les atouts et contraintes
• Mettre en oeuvre les principes du classement
• Connaître les différentes méthodes de classement, leurs avantages et inconvénients
• Choisir la méthode de classement la mieux adaptée

2. Les freins à la mise en place et à l'utilisation d'un système de classement

• Identifier les freins pour la mise en place d'un système de classement
• Gestion du temps

3. Faciliter l'accès de tous à l'information

• Adopter la démarche pour réorganiser le classement d'un service
• Élaborer un plan de classement
• Choisir des titres de dossiers pertinents
• Structurer ses dossiers de façon pratique
• Harmoniser les logiques individuelles au sein d'une équipe
• Faire coïncider le classement papier et micro
• Choisir un matériel adapté

4. Savoir quoi éliminer, savoir quoi archiver

• Adopter les pratiques des professionnels de l'archivage
• Bonnes raisons de garder :
  • que garder
  • pendant combien de temps
  • selon quels critères
• Connaître les durées légales de conservation des documents.
• Mettre en place une procédure simple et efficace pour retrouver à coup sûr le document, même de nombreuses années après.

5. Classer avec PC

• Concevoir ses bases de données
• Suivre son plan de classement, les archives, la documentation du service

6. Optimiser sa messagerie

• Fonctions d'outlook pour gagner du temps dans le traitement des messages.
• Bonnes questions à se poser pour optimiser sa messagerie Outlook.

7. Découvrir la gestion électronique des documents

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