Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-MESS - Durée : 1 jour

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Objectifs

Gérer l'abondance des courriels en qualité d'expéditeur et de receveur, les prioriser, les classer

Pré-requis

Pas de prérequis spécifique

Tout public

Plan de cours

1. Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook

• Mauvaises habitudes
• Pratiques chronophages
• Bonnes pratiques

2. Organiser sa boîte de réception de messages

• Créer une catégorie pour permettre des recherches
• Trier et organiser ses messages
• Utiliser des dossiers de rangement
• Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence

3. Améliorer la gestion des messages

• Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps
• Coûts réels en temps d'utilisation des courriels
• Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel
• Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
• Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
• Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
• Utiliser certaines options avancées pour l'envoi des courriels
• Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et effectuer des recherches efficaces
• Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
• Utiliser les historiques clients pour gérer l'information par personne
• Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
• Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
• Gérer adéquatement les dossiers Contacts et les listes de distribution
• Paramétrer les alertes de nouveaux messages
• Gérer les courriers indésirables
• Marquer des messages avec les indicateurs rapides
• Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
• Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
• Utiliser l'affichage conversation
• Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique