Efficacité professionnelle Efficacité professionnelle
Référence formation : 5-EP-MESS - Durée : 1 jour

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Objectifs

  • Gérer l'abondance des courriels en qualité d'expéditeur et de receveur, les prioriser, les classer
  • Pré-requis

  • Pas de prérequis spécifique
  • Tout public
  • Plan de cours

    1. Les principes de gestion du temps appliqués à Outlook

    • Mauvaises habitudes
    • Pratiques chronophages
    • Bonnes pratiques

    2. Organiser sa boîte de réception de messages

    • Créer une catégorie pour permettre des recherches
    • Trier et organiser ses messages
    • Utiliser des dossiers de rangement
    • Créer et utiliser des dossiers personnels (en local)
    • Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
    • Prévenir ses correspondants de son absence

    3. Améliorer la gestion des messages

    • Comment le courriel peut aider ou nuire à la gestion du temps
    • Coûts réels en temps d'utilisation des courriels
    • Quand, comment et pourquoi utiliser le courriel
    • Diminuer les pertes de temps dues aux interruptions par les courriels
    • Trucs et astuces pour une meilleure rédaction de courriels
    • Utiliser plus judicieusement le A, le CC, et le CCI
    • Utiliser certaines options avancées pour l'envoi des courriels
    • Classer adéquatement les courriels à court, moyen et long terme et effectuer des recherches efficaces
    • Utiliser les options avancées et les dossiers de recherche
    • Utiliser les historiques clients pour gérer l'information par personne
    • Créer des règles de messagerie pour diminuer le nombre de courriels dans la boîte de réception, les trier plus facilement et plus vite
    • Utiliser les actions rapides (règles ponctuelles)
    • Gérer adéquatement les dossiers Contacts et les listes de distribution
    • Paramétrer les alertes de nouveaux messages
    • Gérer les courriers indésirables
    • Marquer des messages avec les indicateurs rapides
    • Utiliser les boutons de vote pour faciliter le suivi des réponses
    • Filtrer les messages avec les dossiers de recherche
    • Utiliser l'affichage conversation
    • Associer une couleur à un expéditeur avec la mise en forme automatique

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